Le processus de suivi s’appuie sur des méthodes fiables et cohérentes pour évaluer les actions et résultats sociaux et environnementaux ainsi que ceux liés à l’affectation des sols. La conformité et les performances sont validés par l’intermédiaire de processus de vérification fiables, rigoureux et indépendants. Ce Principe s’applique à toutes les entreprises, quoique leurs rôles et approches varient en fonction de leur positionnement dans la chaîne d’approvisionnement.
11.1 Le processus de suivi permet d’évaluer la conformité des unités de production et des sites de transformation primaire liés aux activités et chaînes d’approvisionnement de l’entreprise, au regard des objectifs, engagements et obligations de l’entreprise et de ses acheteurs. Si une conformité totale n’a pas encore été atteinte, ces systèmes permettent également d’évaluer les progrès accomplis en matière de conformité, tels que mesurés par des niveaux de performance quantitatifs et/ou par la mise en œuvre de plans d’amélioration.
- Le producteur ou le transformateur primaire assure le suivi de ses activités et communique à ses acheteurs les informations relatives à la conformité et aux progrès réalisés.
- L’acheteur assure le suivi des unités de production et des sites de transformation primaire, de lui-même ou par le biais des mécanismes de suivi fiables de ses fournisseurs, prestataires de services et partenaires tiers.
- Lorsqu’une entreprise n’est pas en mesure de tracer ses achats jusqu’à leur unité de production d’origine, elle peut assurer leur suivi au niveau de la zone d’approvisionnement, tout en s’efforçant d’améliorer progressivement la cartographie ou la traçabilité de sa chaîne d’approvisionnement (conformément au Principe de base 5.1).
11.2 Les processus de suivi de l’acheteur permettent également d’évaluer les politiques, systèmes, processus et capacités de ses fournisseurs à se mettre en conformité. Ces outils facilitent le suivi complet de la base d’approvisionnement du fournisseur et la communication à l’acheteur d’une information suffisante quant à leur niveau de conformité et leurs performances.
11.3 Le suivi se fonde sur des indicateurs clairement définis sur la base desquels le niveau de conformité ou les performances sont susceptibles d’être évalués. Ces indicateurs sont basés sur des définitions communes (Principe de base 3.3) au besoin.
11.4 Les méthodologies de suivi utilisent des approches reconnues et techniquement fiables (par exemple, analyse du changement de couverture des sols basée sur des images satellites, observations de terrain, analyse de documents, engagement des parties prenantes et détenteurs de droits, entretiens avec des personnes ou des groupes affectés, mesure de performance communautaires et autres techniques efficaces) afin de garantir la crédibilité et la comparabilité des observations et résultats dans différents contextes.
11.5 Les processus de suivi s’appuient sur des informations pertinentes et les points de vue des parties prenantes et détenteurs de droits locaux pour évaluer les risques de l’entreprise et ses et les niveaux de performance. Des mécanismes efficaces sont mis en place pour faciliter le partage de ces informations, tout en assurant la confidentialité et la sécurité des personnes fournissant des informations.
11.6 La vérification suit les bonnes pratiques en matière d’échantillonnage et de fréquence d’audit, de méthodes de détection des risques, des dommages et du non-respect des engagements, de compétence et d’indépendance de l’équipe d’évaluation, de participation des parties prenantes et détenteurs de droits et de transparence concernant le champ d’application de la vérification, les mesures, le processus et les résultats.
11.7 Une vérification indépendante par une tierce partie est effectuée au besoin, pour valider les niveaux de conformité et de performance et fournir l’assurance indépendante requise pour étayer les communications et les déclarations de l’entreprise.
11.8 Les rapports de vérification de des tiers (ou leurs résumés) sont rendus publics.
11.9 L’entreprise s’appuie sur les résultats de son processus de suivi et de vérification pour tirer des enseignements applicable dans une logique de prise de décision et d’amélioration continue.
